Enterprise resource planning software, viết tắt là ERP, là một giải pháp phần mềm ra đời cũng đã khá lâu với mục đích hỗ trợ việc quản trị một công ty. Phần mềm này không sử dụng cho từng cá nhân mà sẽ giúp đỡ doanh nghiệp trong các hoạt động thường nhật của mình, bởi vậy mới có chữ “Enterprise” (doanh nghiệp, công ty) trong cái tên của nó. Chức năng chính của ERP đó là tích hợp tất cả mọi phòng ban, mọi chức năng của công ty lại trong một hệ thống máy tính duy nhất để dễ theo dõi hơn, nhưng đồng thời cũng đủ linh hoạt để đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau. Nói cách khác, bạn có thể tưởng tượng ERP như một phần mềm khổng lồ, nó có khả năng làm được những việc về tài chính, nhân sự, sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng và rất rất nhiều những thứ khác. Mới đây mình có nghiên cứu về ERP, và mặc dù nó là phần mềm cho doanh nghiệp nhưng sẵn tiện mình xin chia sẻ cho anh em biết thêm vài thông tin về loại phần mềm thú vị này và người ta xài nó trong đời sống như thế nào.

ERP là gì?

Trước khi bắt đầu thì mình muốn nói sơ về lịch sử của ERP một chút. Từ này xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1990 khi tập đoàn Gartner dùng nó để mở rộng cho MRP (Manufacturing Resources Planning), cũng là một phần mềm quản lý nhưng tập trung cho việc sản xuất hàng hóa. Đến khoảng giữa những năm 1990, ERP đã được áp dụng cho hầu hết các mảng của một doanh nghiệp chứ không chỉ xài cho bên sản xuất. Các cơ quan chính phủ và tổ chức phi chính phủ cũng bắt đầu ứng dụng ERP. Tới khoảng năm 2000, thuật ngữ “ERP II” xuất hiện và được dùng để chỉ những phần mềm ERP có khả năng dùng giao diện web để truy cập và sử dụng. ERP II cho phép không chỉ bản thân công ty mà cả khách hàng và các đối tác trong dây chuyền cung ứng cũng có thể xem được thông tin. Hay nói cách khác, thế hệ ERP mới này hỗ trợ việc hợp tác giữa các công ty với nhau chứ không chỉ quản lý nội bộ nữa.

Thường thì ở trong các doanh nghiệp, mỗi phòng ban người ta sẽ dùng một loại phần mềm khác nhau. Khi dùng từng app riêng lẻ như cách truyền thống, việc kết nối các dữ liệu với nhau rất khó, nhất là khi khối lượng dữ liệu lớn hoặc phần mềm không tương thích với nhau, thế nên sự phối hợp giữa nhiều bộ phận của một công ty trở nên khó khăn, tốn kém, mất thời gian. Còn ERP thì gom hết tất cả những thứ này lại với nhau và chỉ sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất để tất cả mọi người, mọi phòng ban đều có thể truy cập vào và chia sẻ dữ liệu cho nhau.

Đang tải Chuc_nang_ERP.png… ​

Chúng ta hãy lấy ví dụ là khi một khách hàng đặt hàng một chiếc laptop. Bình thường, khi người đó bắt đầu order, đơn hàng sẽ được chuyển từ hòm thư của người đó đến công ty. Sau đó, nhân viên nhập dữ liệu sẽ chuyển nội dung đơn hàng (số lượng, mặt hàng, giá tiền, chi phí ship hàng, cấu hình CPU, RAM, HDD…) vào hệ thống máy tính của công ty, chuyển tiếp qua cho bộ phận quản lý khách hàng để ghi lại thông tin về người đặt, rồi chuyển qua kho, rồi kế toán,… Quy trình như thế này khiến việc giao hàng đến người mua bị chậm trễ lại, chưa kể đến việc thất lạc đơn hàng nữa. Việc phải nhập liệu từ phần mềm này qua phần mềm khác cũng có thể phát sinh lỗi, nhất là với các công ty hoạt động trên nhiều khu vực địa lý.

Song song đó, không ai trong công ty thật sự biết được tình trạng của đơn hàng đó như thế nào bởi không có đủ hết mọi quyền truy cập vào tất cả mọi phần mềm. Một người làm bên mảng tài chính hoặc hỗ trợ khách hàng làm thế nào truy cập được phần mềm của bên kho để biết là hàng đã được giao hay chưa, lỡ kho đó nằm ở tít Bình Dương trong khi cô nhân viên đó đang ở TP.HCM thì sao? Đó cũng là lý do mà nhiều khi bạn gọi hỏi xem hàng của mình đã được giao hay chưa thì người tiếp tân phải chuyển tiếp bạn qua bên kho, và rồi bạn lại phải lặp lại toàn bộ yêu cầu truy vấn của mình, rất tốn thời gian.

ERP xuất hiện với mục đích thay thế hết tất cả những hệ thống đơn lẻ này, và công ty chỉ xài một phần mềm duy nhất để quản lý. Tất nhiên, ERP sẽ được chia nhỏ thành các gói tùy mục đích, ví dụ như gói tài chính, gói nhân sự, gói kho bãi,… nhưng vấn đề cơ bản đó là dữ liệu nằm chung một chỗ, không bị phân tán ở đây một ít, ở kia một ít. Mọi nhân viên khi cần (và tất nhiên là khi có đủ quyền hạn) đều có thể xem được thông tin như ý muốn, và quan trọng hơn, ông giám đốc ngồi trên cao vẫn có thể nắm tình hình doanh nghiệp của ông một cách nhanh chóng mà không phải đợi hàng tá báo cáo từ nhiều bộ phận gửi lên trong một thời gian dài. Một công ty có thể chỉ mua một số gói nhất định tùy theo khả năng và nhu cầu của mình chứ không cần phải mua hết cả bộ (vì có thể họ không cần đến), chứ còn những năm 90 thì ERP là một “cục” thật to bắt buộc công ty phải mua nguyên cả bộ rất đắt tiền.

Ngoài ra, hệ thống ERP sẽ được tùy biến theo nhu cầu của từng công ty bởi mỗi doanh nghiệp sẽ có các yêu cầu khác nhau, những quy trình khác nhau. Và không chỉ các gói có thể tùy biến mà từng biểu mẫu, từng thanh công cụ, vị trí các nút, các khu vực điền số liệu... cũng thể được tinh chỉnh lại cho phù hợp nhất. Nói cách khác, ERP sở hữu tính linh hoạt cực kỳ cao, và đây cũng là công việc chính của những công ty triển khai ERP đến cho khách hàng của mình.

Video mô tả sơ lược hoạt động của ERP


ERP có thể giúp các công ty như thế nào?

Hi vọng lớn nhất đối với ERP đó là nó có thể cải thiện việc xử lí đơn hàng cũng như những thứ liên quan đến doanh thu, lợi nhuận, xuất hóa đơn… Đây là những thứ được gọi với cái tên “fulfillment process”, và cũng vì lý do này mà ERP hay được gọi là một “phần mềm chống lưng” cho văn phòng. Trong thời gian khoảng 10 năm trở lại đây có xuất hiện thêm một số module để quản lý khách hàng, chứ trước đó ERP chỉ tập trung vào việc tự động hóa những bước khác nhau trong hoạt động của công ty sản xuất.

Đang tải Infor_Mingle_2.png…

Khi một nhân viên nhập thông tin đơn hàng vào, anh ta sẽ có hết tất cả những thông tin cần thiết để hoàn tất order. Ngoài ra, tất cả những nhân viên khác có liên quan đều có thể cập nhật thông tin và có thể theo dõi tiến độ của một đơn hàng bất kì khi nào. ERP mang lại một thứ “ma thuật” giúp khách hàng nhận thứ mình mua nhanh hơn vì thông tin ít bị trễ, ít lỗi hơn, và “ma thuật” đó cũng áp dụng cho cả những hoạt động khác như tính lương cho nhân viên hay tạo báo cáo tài chính.

Nói tóm lại, có một số mặt mà ERP có thể giúp các công ty như sau:

Kiểm soát thông tin khách hàng: như đã nói ở trên, vì dữ liệu nằm chung ở một nơi nay mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách hàng, một số người có quyền thì có thể đổi cả thông tin mà không lo sợ hồ sơ khách hàng không được cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau. Ngay cả một ông CEO cũng có thể dễ dàng xem ai mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền.

Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP có thể phục vụ như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều thứ khác. Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết. Người quản lý có thể xem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao diện hợp nhất, không phải nhảy từ khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài con số.
Đang tải Infor_Mingle.png…

Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án. Mình được biết là ERP còn có thể tự động kiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác vụ của dự án, người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này.

Kiểm soát thông tin tài chính: để hiểu được hiệu suất của công ty mình ra sao, người quản lý sẽ phải tìm hiểu số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau, nhiều khi có cái đúng, có cái sai, có cái theo tiêu chuẩn này, có cái thì theo tiêu chuẩn khác. ERP thì tổng hợp hết mọi thứ liên quan đến tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một phiên bản mà thôi, hạn chế tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp. ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính theo những chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP, thậm chí cả theo tiêu Kế toán Việt Nam cũng được luôn (công ty TRG International ở Việt Nam cũng đang chỉnh sửa bộ phần mềm Infor ERP LN theo chuẩn Việt Nam)

Kiểm soát lượng tồn kho: ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu hàng, hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao. Việc này giúp các công ty giảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập thêm (chữ Planning trong ERP ý chỉ việc giúp doanh nghiệp lên kế hoạch cho các hoạt động của mình, và đây là một ví dụ). Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc.

Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: nhờ ERP mà bên nhân sự có thể theo dõi sát sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu (để tính lương bổng và các phức lợi này nọ), ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau. Nhân viên cũng vui hơn vì với ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn.

Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty: Bạn đừng nghĩ rằng môi trường doanh nghiệp thì không cần mạng xã hội, thực ra là có, và nó rất hữu ích trong việc liên lạc giữa nhân viên các phòng ban với nhau. Mình biết có một nền tảng tên là Ming.le cho phép mọi người trong một hệ thống ERP chat với nhau thời gian thực để truy vấn thông tin, y như khi bạn chat trên Facebook. Ông giám đốc có thể nhanh chóng chat với thủ kho hỏi xem mặt hàng X còn lại bao nhiêu cái, thủ kho tra kết quả ngay trong giao diện nền web rồi nói ngay cho giám đốc biết. Chưa kể đến việc ERP còn sở hữu khả năng hiển thị những tác vụ mà một người cần làm, xem cập nhật trạng thái từ những người cùng phòng,...
 

Đang tải Infor_Mingle_Social.png…
Giao diện khu vực tương tác xã hội trên hệ thống ERP của Infor​


Trên đây chỉ là một số ứng dụng tiêu biểu thôi, chứ thật ra ERP còn có tiềm năng ứng dụng vô cùng rộng rãi mà mình không thể nào kể hết ra đây được.